Актуальные юридические консультации по теме: Приказ по личному составу: процесс подготовки

Приказ по личному составу: процесс подготовки

9 марта 2018 15:59:10




В настоящее время существует огромное разнообразие управленческих документов. Основную часть этих документов составляют организационно-распорядительные документы. Исходя из теоретических материалов, взятых из открытых источников, под термином распорядительная документация понимают под собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда.



style="display:inline-block;width:240px;height:400px"
data-ad-client="ca-pub-4472270966127159"
data-ad-slot="1061076221">

Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем или уполномоченным лицом организации, действующей на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач [3, с. 43].

Приказы могут издавать руководителем подразделения, если ему предоставлено такое право должностной инструкцией или приказом руководителя организации. Приказы издаются в крупных организациях со сложной организационной структурой и большой численностью работников. Например, руководитель структурного подразделения может быть наделен правом издания приказа для подчиненных ему работников и приказ может требовать от подчиненного письменное объяснение по факту нарушения им трудовой или технологической дисциплины. Приказы по личному составу могут составляться по разным основаниям.

Но в общем случае их издание предполагает решение ответственными специалистами фирмы таких задач: 1. инициирование решения о необходимости разработки соответствующего документа; 2. сбор данных, необходимых для издания приказа; 3. подготовка конкретного проекта приказа, его согласования, доработка при необходимости; 4. внесение необходимых сведений в документ и подписание его компетентными лицами; 5. ознакомление с приказом тех лиц, чьи должности находятся в юрисдикции соответствующего правового акта. Решение первой задачи может быть осуществлено с использованием сведений, которые содержатся в служебных записках, внутрикорпоративных справках, актах. Внутренние приказы, как правило, основываются на локальных правовых актах, и их перечень может быть весьма широким. Проекты документов, о которых идет речь, обычно составляются при участии ответственных сотрудников кадровых служб предприятия. При этом их работа может вестись на основании представлений, что подписываются руководителями различных структурных подразделений фирмы. В качестве основы для соответствующих документов могут применяться образцы кадровых приказов, которые традиционно используемые компанией.

Главное при решении рассматриваемой задачи – внимательно изучить факторы, предопределяющие издание документа, основания для разработки приказа. Важно, чтобы формулировки, которые включаются в соответствующий документ, соответствовали нормам законодательства. Следующая задача ответственных специалистов фирмы, составляющих тот или иной образец приказа по личному составу – собрать необходимую информацию в целях издания документа. Она может быть представлена: 1. в официальных правовых актах; 2. во внутренней документации фирмы; 3. в источниках, изданных вышестоящими структурами, ведомствами, которым хозяйствующий субъект подотчетен; в архивных документах; 4. в СМИ, научных публикациях [1, с. 54]. Решение данной задачи предполагает, прежде всего, корректное оформление документа. В нем желательно указать, что разрабатывается именно проект, образец приказа по личному составу, а не официальный локальный правовой акт.

То есть – написать на документе слово «проект». Однако текст в источнике должен быть приведен максимально приближенный к тому, что должен присутствовать в официальном приказе. Возможно, что компетентный руководитель предварительно утвердить текст документа в изначальном виде. Если приказ – по форме, а также по содержанию, согласован – сразу или же с корректировками, то его можно направлять на подписание. Подписывает приказы по личному составу руководитель организации. К нему передается полностью подготовленная форма – унифицированная или внутрикорпоративная, с информацией, что внесена в нее ответственными специалистами. Подписание документа предполагает указание должности человека, руководящего фирмой, его Ф.И.О., а также проставление им подписи.

В соответствии с правилами, которые установлены внутри фирмы, осуществляется, если это необходимо, аннулирование документа. После заверения руководителем документ передается сотруднику, который должен с ним ознакомиться. Тот факт, что человек изучил документ, может подтверждаться его подписью на приказе или дополняющей его регистрационной форме. Процедура, регистрации приказов, предполагает внесение сведений о приказе в специальных внутрикорпоративных регистрах. Считается, что тот или иной утвержденный образец приказа по личному составу приобретает юридическую силу только по факту регистрации соответствующего источника в компании.

Если данная процедура в отношении документа не осуществлена, то правовые последствия – для сотрудников и руководства фирмы, не наступают. Регистрация приказов по личному составу, является важнейшим аспектом ведения данных документов. Соответствующая процедура предполагает решение 3 задач: учета документов; контроля над исполнением приказов; обеспечения оперативного доступа к документам. Регистрироваться в организации должны все источники, классифицируемые как распорядительные, отчетные, финансовые. Должны вноситься во внутрикорпоративные регистры сведения и о документах, которые поступают от сторонних хозяйствующих субъектов. Приказы по личному составу, как и любой другой источник, при регистрации получают индивидуальный номер, а также индексы, необходимые с точки зрения оптимальной классификации соответствующих источников.

Регистрироваться в кадровом учете должны все документы, которые подлежат исполнению, а также используются в целях учета и информирования заинтересованных сотрудников о тех или иных хозяйственных фактах. Процедура регистрации документа осуществляется один раз – непосредственно при их издании руководством (как в случае с приказами, о которых идет речь) или же при поступлении со стороны внешнего субъекта. В случае если источник перемещается из одного структурного подразделения фирмы в другое, то повторно регистрировать его не нужно [1, с. 55].

Существует три основных метода регистрации источников, используемых в документообороте. Во-первых, это журнальная регистрация, предполагающая детальное отражение в специальных регистрах сведений о том, в какой структуре и в каких целях издан тот или иной приказ по личному составу, пример какого-либо приложения к нему. Во-вторых, есть карточный формат регистрации сведений об источниках, что используются в рамках внутрикорпоративного документооборота.

Он представляет собой оформление контрольных карточек для источников, а также их объединение в специализированные картотеки. В-третьих, есть автоматизированная регистрация документов. Она предполагает внесение сведений о приказах, о которых идет речь, и иных источниках, во внутрикорпоративные регистры автоматически – с использованием специального программного обеспечения и необходимой инфраструктуры (например, принтеров, сканеров, сетевых интерфейсов). Существует нормативный акт, в соответствии с которым должны регистрироваться нормативные документы – Приказ Минкультуры РФ № 536, который был принят 8 ноября 2005 года [2, с. 72]. Хранение приказов важнейший аспект ведения приказов в фирме. Приказы по личному составу хранятся в зависимости от конкретного назначения документа в рамках определенных сроков.

Любой приказ по личному составу (бланк для него) необходимо хранить отдельно от тех источников, которые имеют отношение к основной деятельности предприятия. Документы, зарегистрированные и направленные на хранение, должны быть представлены в виде оригиналов. Ответственному специалисту кадровой службы необходимо осуществлять подшивку дел, осуществлять корректную нумерацию размещенных в нем листов, дополнять необходимыми описями, оформлять обложки для соответствующих комплектов документов. В небольших организациях создавать отдельные подразделения по управлению персоналом нецелесообразно, поэтому данная работа нередко поручается секретарю, главному бухгалтеру или менеджеру по персоналу. Не имея специальной подготовки, достаточно сложно правильно составлять и оформлять приказы по личному составу, зачастую в таких случаях используются «образцы» документов, доставшиеся от предшественников. Ошибки, связанные с изданием приказов, можно объединить в две основные группы:

1. используются не те виды документов, которые предусмотрены трудовым законодательством и нормативными документами общегосударственного действия; 2. допускаются грубые нарушения правил оформления документов, которые лишают их юридической силы, делают недействительными [4, с. 15]. Такая практическая деятельность приводит к нарушению прав работника организации, а работодатель может стать невольным нарушителем трудового законодательства.

Последствия ошибок при оформлении приказов по личному составу носят правовой характер, поэтому особое внимание будет уделено требованиям к оформлению приказов и приданию им юридической силы. В приказах по личному составу должны быть указаны реквизиты документа (наименование документа, номер и дата), послужившего основанием для его издания.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение от руки на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы. Печать на приказах по личному составу не проставляется. Исключением является заверение копий для предоставления в другие организации. Рекомендуется в левом нижнем углу приказа делать дополнительный реквизит «исполнитель», в котором следует указать должность, фамилию и инициалы работника, подготовившего проект приказа, а также дату составления проекта приказа и подпись составителя [5, с. 86]. В небольших организациях, где приказы образуются немного, не требуется делить приказы по разновидностям.

В соответствии с указанными сроками хранения при разделении приказов, необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс (К, ОД, ЛС), каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения. Индексация может быть: на основании цифр, на основе букв, или смешанной.

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева – М.: Бизнесшкола, 2014.

2. Грудцына Л.Ю. Кадровик: практическое руководство. – 2-е изд., перераб. и доп. / Л.Ю. Грудцына. – М.: Эксмо, 2012.

3. Гусятникова Д.Е. Кадровая служба без кадровика: Пособие для руководителя и главного бухгалтера / Д.Е. Гусятникова. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. С. 43.

4. Машенцева Г.А., Дегтярев В.В., Пчелинцев М.А. Кадровое делопроизводство. Создание приказов по личному составу: методические указания / сост. Г.А. Машенцева, В.В. Дегтярев, М.А. Пчелинцева. – Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. 5. Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы / В.В. Митрованова. – М.: Кнорус, 2012.

В.И. Габдрахманова


Метки:

Мы очень признательны Вам комментарии. Спасибо!

Cпециальные предложения, юридическая практика

Более 500 ответов на Ваши вопросы в месяц. Обращайтесь, будем рады!

Популярные темы

Thumbnail Image 1

Закон о контрактной системе (закон о госзакупках)

Планы закупок, цена контракта, оценка заявок, обоснование закупок

44-ФЗ

Thumbnail Image 1

Завещание и наследники

Услуги опытного юриста по завещаниям. Онлайн консультации бесплатно!

Завещание


Cоциальные льготы

Cоциальные льготы

Интересует вопрос о льготах? Спросите у юриста!


Льготы


Военные пенсионеры
Инвалиды
Ветераны

ЖКХ

Жилищно-коммунальное хозяйство

Нормативные акты, сведения о реформах в области ЖКХ


ЖКХ


Квартплата

Загрузка...

Вопросы онлайн