Актуальные юридические консультации по теме: Требования к подготовке и заверению копий документов

Требования к подготовке и заверению копий документов

9 марта 2018 16:19:10




Делопроизводителю любой компании, вне зависимости от ее формы собственности и размера, приходится столкнуться с вопросом о том, как необходимо заверять копию документа. При этом документы могут быть разными – уставы, лицензии, внутренние положения, приказы и т.д. Некоторые состоят из одного листа, а иные являются многостраничными. Копия документа – это документ, воспроизводящий полностью информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не обладающий юридической силой [11].



style="display:inline-block;width:240px;height:400px"
data-ad-client="ca-pub-4472270966127159"
data-ad-slot="1061076221">

Для получения копий правоустанавливающих документов юридическими лицами, кроме платежного поручения на сумму размера платы за выдачу копий документов, к заявлению должны быть приложены: копия документа, которая подтверждает полномочия руководителя, а доверенному лицу необходимо также представить копию и оригинал доверенности. Копии документов, которые прилагаются к заявлению, по желанию заявителя могут заверяться либо нотариально, либо печатью и подписью руководителя.

Копии правоустанавливающих документов вследствие совершения нотариальных действий, в том числе связи с проверкой нотариусом условий совершения исполнительной надписи, могут быть представлены лишь по запросу нотариуса. Запрос составляется при учете требований порядка предоставления сведений по установленной форме. Выдача копий правоустанавливающих документов по запросу нотариуса происходит на бесплатной основе. Если запрос, представлен с нарушениями данного порядка, если он не соответствует по форме и (или) содержанию необходимым установленным требованиям, то данный запрос считается неполученным и орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, его не рассматривает. Помимо этого, копии правоустанавливающих документов подлежат выдаче наследникам, если имеется нотариальное подтверждение. В большей части случаев документ собой представляет справку от нотариуса, о том, что заявитель является наследником и вправе получать для оформления своих наследственных прав любые документы.

Копии могут быть предоставлены по запросам правоохранительных органов и судов лишь при наличии в производстве дел, которые связаны с объектами недвижимого имущества и (или) их правообладателями. Данные копии могут быть предоставлены бесплатно на бумажном носителе, в электронной форме с применением информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» или других технических средств связи, а также с применением единой системы межведомственного электронного взаимодействия. Копии документов заверяют при помощи специальной завершительной надписи, а также печати и подписи государственного регистратора, вследствие чего такая копия приравнивается к оригиналу. Множество специалистов по делопроизводству предпочитают в работе пользоваться ГОСТ Р 6.30-2003 [10], в котором предоставлены определенные рекомендации о том, как грамотно заверить копию документа. Так, ниже реквизитов основного документа с подписью должна быть проставлена заверительная запись «ВЕРНО». Еще ниже необходимо указать должность лица, оформляющего копию, и поставить его подпись с расшифровкой Ф.И.О. и дату. Является допустимым (по усмотрению организации) также использовать печать [1, с. 7–8]. Прежде чем заверить копию документа таким способом или исправить проделанную уже работу, необходимо уточнить, насколько данные правила необходимы именно в применяемой сфере.

Следует отметить, что требования стандарта обладают по большей части рекомендательным характером. Вышеупомянутый ГОСТ говорит о том, что эти правила распространяются на документы организационно-распорядительного характера, которые принадлежат к унифицированной системы организационно – распорядительной документации, иными словами постановления, распоряжения, протоколы, приказы, акты, решения и т.д. [5, с. 30–40], включенные в ОКУД [9]. Рекомендации для органов исполнительной власти Методические правила утверждены Росархивом [8]. Сфера использования – в органах исполнительной власти (федеральных), когда осуществляется разработка инструкции по делопроизводству. При этом необходимо не забывать о том, что многостраничные документы (выписки из них) следует первоначально пронумеровать, а отметка о заверении должна быть дополнена указанием количества листов: «Всего в копии ___ листов». Является допустимым проставить на каждом листе отметку «Верно», либо нужно подшить их при помощи металлических скоб или иголки и нитки. В сфере делопроизводства действует по-прежнему Указ президиума Верховного Совета [7] (который был издан еще во времена Советского Союза, под номером 9779-Х от 04 августа 1983 года).

Именно данным указом и оговорен вид заверительной подписи на документах всех рядовых организаций. Официально этот Указ по-прежнему не отменен, кроме того, 08 августа 2003 года он претерпел некоторые изменения Федеральным Законом № 169-ФЗ [6]. Указанные правила применяются в обязательном порядке. Верность копии подтверждает подпись руководителя либо должностного лица, уполномоченного на это, и печать организации. Помимо этого, необходимо указать дату выдачи и место, где хранится подлинник, иными словами данное учреждение (предприятие и т.д.) [2, с. 10–13]. Специфическая особенность состоит и в том, что напрямую не прописан состав надписи, поэтому многие применяют не «ВЕРНО», а «КОПИЯ ВЕРНА», что также является допустимым [3, с. 7–9].

Следует рассмотреть отдельно вопрос права подписи подобного документа. Копию документа, прежде всего, может заверять руководитель организации. Это право предоставляет ему Устав и закон [4, с. 33–34]. Поэтому имеет смысл на наиболее существенных пакетах документов проставлять его подпись. Согласно практике, суд к этому вопросу относится вполне лояльно Кроме того, заверять копию могут должностные лица, иными словами сотрудники организации, которые в ней состоят по штату. Но необходимо следить за тем, чтобы они были уполномочены на такие действия, в противном случае заверенная копия (трудовые книжки, паспорта, лицензии, приказы по основной деятельности и т.д.) не будут обладать юридической силой.

Полномочия сотруднику, который не является руководителем, установить можно несколькими способами. Можно применять: 1) внутренний документ организации, к примеру: приказ, инструкцию по делопроизводству и т.д. 2) доверенность. Она, главным образом, необходима при представлении интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами. 3) трудовой договор с определенным лицом либо в его должностной инструкции. Формулировка может быть, например, следующей: «Удостоверять по письменным заявлениям работников верность копий документов, подлинники которых хранятся у Работодателя».

Невзирая на, что Указ Верховного Совета Советского Союза [10] продолжает действовать, и, в соответствии с его положениями, кадровая служба обладает полномочиями на заверение копий: 1) документов, исходящих от работодателя, иными словами протоколов, актов, приказов и др.; 2) документов, принадлежащих другому предприятию, если оригинал хранится при этом у работодателя, в том числе дипломов и разного рода свидетельств о повышении квалификации; 3) других документов, которые предоставляют работники в кадровые службу, если не требуется нотариального заверения или оригиналов. Значительное внимание уделяется услугам нотариуса. Подтверждение достоверности копии документа является наиболее распространенным видом нотариальных действий. Нотариус может подтвердить достоверность документа (копии) как в полном объеме, так и выписки из него. Во втором случае следует отметить, что имеется условие – оригинал должен содержать несколько различных решений, которые между собой не взаимосвязаны. Чтобы заверить копию документа с копии необходимо следует также обратиться к нотариусу. Но в данном случае есть свои нюансы. Первая копия должна быть заверена уже аналогичным способом либо выдана юридическим лицом, у которого хранится оригинал. В обязательном порядке должны быть указаны следующие реквизиты: «Верно», наименование предприятия, кем выдано Ф.И.О. и дата, а также количество листов в случае, если это многостраничный документ. Обращаясь к нотариусу, необходимо быть готовым ему предоставить паспорт.

Это нужно для установления личности. Среди документов, которые для приобретения юридической силы нуждаются в обязательном нотариальном заверении, выделяют: 1) нотариальный перевод документов. 2) брачный контракт. 3) доверенность на передоверие прав. 4) договор пожизненного содержания и ренты. 5) принятие или отказ от наследства. 6) продажу недвижимости, когда владельцев более одного. 7) долевую продажу недвижимости. 8) разрешение родителей на вывоз ребенка за границу. 9) регистрацию общества с ограниченной ответственностью. 10) другие документы, которые в соответствии с договоренностью между сторонами, зафиксированной дополнительном соглашении или в договоре. Необходимо иметь в виду, что для осуществления каждого из указанных пунктов потребуется предоставить определенный пакет документов нотариусу. Нотариально заверенные копии документов не имеют ограниченного по времени срока действия. Машинный или рукописный текст не должен быть выполнен простым (грифельным) карандашом. У документа должны отсутствовать повреждения, нарушения целостности (повреждения, разрывы и т.д.).

Текст должен быть читаемым, выполнен однотонными чернилами, без бледных участков и выпадания, печати и подписи должностных лиц должны быть четкими. Документы не должны быть заламинированными, если же они являются такими, то нужно убрать пленку. При проставлении подписи должностным лицом нельзя применять технические средства (факсимильный штамп, светокопирование).

На основании вышесказанного можно сделать выводы: Копии документов заверяются при помощи специальной заверительной надписи, а также печати и подписи государственного регистратора, что приравнивает такую копию к оригиналу. Нотариус действует исключительно в рамках законодательства, а соответственно следует единым установленным стандартам. Документы, копии которых необходимо заверить, должны соответствовать ряду требований, в противном случае их не станут заверять. Необходимым является отсутствие зачеркнутых слов, подчисток, дописок, а также неоговоренных исправлений.

Литература

1. Делопроизводство // Секретариат в вопросах и ответах: ежемесячный профессиональный журнал. – 2011. № 7. С. 7–8.

2. Делопроизводство // Секретариат в вопросах и ответах: ежемесячный профессиональный журнал. – 2009. № 6. С. 10–13.

3. Делопроизводство // Секретариат в вопросах и ответах: ежемесячный профессиональный журнал. – 2014. № 4. С. 7–9.

4. Каменева Е. Копии документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии: научно-учебнопрактический журнал. – 2010. № 12. С. 33–34.

5. Смольянинова М. Заверение копий документа // Делопроизводство и документооборот на предприятии: научноучебно-практический журнал. – 2012. – № 11. – С. 30–40.

6. Федеральный закон от 01.07.2011 N 169-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_115852. html, свободный.

7. Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» [Электронный ресурс]. – Режим доступа:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1920.html, свободный.

8. Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс]. – Режим доступа:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_96081.html, свободный.

9. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ред. от 05.08.2016). – М.: Госстандарт России, 2013.

10. ГОСТ Р6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Госстандарт России, 2003.

11. ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Госстандарт России, 2013.

Т.Н. Евдокимова


Метки: ,

Мы очень признательны Вам комментарии. Спасибо!

Cпециальные предложения, юридическая практика

Более 500 ответов на Ваши вопросы в месяц. Обращайтесь, будем рады!

Популярные темы

Thumbnail Image 1

Закон о контрактной системе (закон о госзакупках)

Планы закупок, цена контракта, оценка заявок, обоснование закупок

44-ФЗ

Thumbnail Image 1

Завещание и наследники

Услуги опытного юриста по завещаниям. Онлайн консультации бесплатно!

Завещание


Cоциальные льготы

Cоциальные льготы

Интересует вопрос о льготах? Спросите у юриста!


Льготы


Военные пенсионеры
Инвалиды
Ветераны

ЖКХ

Жилищно-коммунальное хозяйство

Нормативные акты, сведения о реформах в области ЖКХ


ЖКХ


Квартплата

Загрузка...

Вопросы онлайн